OperasyonAI KVKK Aydınlatma Metni

1. Amaç ve Kapsam

OperasyonAI; özel güvenlik şirketlerinin saha operasyonlarını, devriye ve görev takibini, vardiya ve personel planlamasını, olay raporlarını ve kanıt yönetimini dijitalleştiren çok kiracılı (multi-tenant) bir SaaS platformudur. Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat uyarınca, Platform kapsamında kişisel verisi işlenen kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Bu metin özellikle aşağıdaki kişi gruplarına yöneliktir:

• Müşteri (güvenlik şirketi) yetkilileri ve firma yöneticileri,
• Operasyon müdürleri ve süpervizörler,
• Saha güvenlik görevlileri ve ekip üyeleri,
• Müşteri lokasyonlarındaki ilgili personel,
• Destek talebi oluşturan kullanıcılar ve web sitesi ziyaretçileri.

2. Veri Sorumlusu / Veri İşleyen Ayrımı

OperasyonAI’nin çok kiracılı yapısında roller, işlenen verinin niteliğine göre ayrışır:

• Güvenlik şirketi / müşteri firma: Platforma yüklediği kendi personel, görev, devriye, vardiya, olay ve kanıt verileri bakımından çoğunlukla veri sorumlusudur; bu verilerin işlenme amaç ve vasıtalarını belirler.
• Axyronis Technologies A.Ş. / OperasyonAI: Söz konusu müşteri verilerini, müşterinin talimatları doğrultusunda saklayan ve işleyen veri işleyendir.
• Sınırlı alanlarda Axyronis veri sorumlusudur: hesap yönetimi, faturalama, müşteri desteği, sistem ve bilgi güvenliği ile ürün analitiği gibi kendi adına yürüttüğü süreçlerde Axyronis veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder.

Veri sorumlusu (Axyronis) iletişim bilgileri:

• Unvan: Axyronis Technologies A.Ş.
• Ürün ve internet sitesi: OperasyonAI / www.operasyonai.com
• Genel ve veri koruma iletişimi: iletisim@operasyonai.com
• Güvenlik bildirimi: iletisim@operasyonai.com (konu: “Güvenlik Bildirimi”)
• Resmî adres, KEP, MERSİS ve vergi bilgileri: imzalı sözleşme, sipariş formu veya faturada bildirilen güncel şirket kayıtları.

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Platformun kullanımına bağlı olarak aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

Özel güvenlik kimlik/sertifika belgeleri gibi mesleki belgeler, 5188 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat kapsamında işlenebilir. Sağlık, biyometrik, genetik, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbiri verileri gibi özel nitelikli kişisel veriler, 1 Haziran 2024 tarihinde yürürlüğe giren güncel KVKK madde 6 şartlarından somut işleme faaliyetine uygun olanı bulunmadan işlenmez. Açık rıza, diğer işleme şartlarından biri mevcutsa otomatik veya varsayılan dayanak olarak kullanılmaz.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Kullanıcı hesabı oluşturma ve kimlik doğrulama,
• Firma/tenant yönetimi ve yapılandırması,
• Görev ve devriye süreçlerinin yürütülmesi ve doğrulanması,
• Vardiya ve personel planlaması,
• Olay raporu ve kanıt yönetimi,
• Rol bazlı erişim ve yetkilendirme,
• Sistem güvenliği ve kötüye kullanımın önlenmesi,
• Müşteri destek süreçlerinin yürütülmesi,
• Faturalama ve abonelik yönetimi,
• Mobil offline kayıtların güvenli biçimde senkronize edilmesi,
• Yapay zekâ destekli özet, risk ve taslak önerilerinin insan incelemesine sunulması,
• Resmî bildirim ve belge son tarihlerinin hatırlatılması,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve ispat.

5. İşlemenin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK m.5 ve m.6 çerçevesinde şu sebeplere dayanılarak işlenir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
• İlgili kişinin temel haklarına zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Özel nitelikli kişisel veriler için güncel KVKK madde 6’da sayılan uygun işleme şartı,
• Başka bir işleme şartı bulunmayan, belirli ve isteğe bağlı faaliyetlerde özgür, bilgilendirilmiş ve ayrı açık rıza (bkz. Açık Rıza Tercihleri).

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Verileriniz, amaçla sınırlı olmak üzere aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (yasal yükümlülük kapsamında),
• Müşteri firma içindeki yetkili kullanıcılar (rol bazlı erişim çerçevesinde),
• Bulut altyapı ve barındırma sağlayıcıları,
• E-posta / bildirim hizmeti sağlayıcıları,
• Ödeme ve faturalama hizmeti sağlayıcıları,
• Teknik destek ve bilgi güvenliği hizmeti sağlayıcıları.

Kullanılan altyapı veya alt işleyenlerin yurt dışında bulunması hâlinde aktarım, 1 Haziran 2024 tarihinde yürürlüğe giren güncel KVKK madde 9 sıralamasına göre yürütülür: yeterlilik kararı bulunması; yeterlilik kararı yoksa standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları, Kurulca onaylı taahhütname veya kamu kurumları arası düzenleme gibi uygun güvencelerden birinin sağlanması; bunlar da yoksa yalnız Kanunda sayılan arızi hâllerden birinin bulunması. Standart sözleşme kullanılırsa imzadan itibaren beş iş günü içinde Kuruma bildirim yapılması gerekir.

7. Verilerin Toplanma Yöntemi

Veriler; web ve mobil formlar, müşteri yöneticisinin yaptığı kullanıcı/personel tanımları, mobil cihaz izinleri, QR/NFC işlemleri, yüklenen belge ve kanıtlar, API ve entegrasyonlar, destek yazışmaları, sözleşme/fatura süreçleri ve güvenlik logları üzerinden otomatik veya kısmen otomatik yollarla elde edilir. Müşteri firma tarafından başka kişiler hakkında veri girildiğinde, ilgili kişiyi aydınlatma ve veriyi hukuka uygun elde etme sorumluluğu müşteriye aittir.

8. Saklama ve İmha

Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği ve mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır. İşleme amacı ortadan kalktığında veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Saklama süreleri; müşteri sözleşmesi, mevzuat, olası uyuşmazlık ve denetim ihtiyaçlarına göre değişebilir. Ayrıntılar için Veri Saklama ve İmha Politikası.

9. İlgili Kişinin Hakları (KVKK m.11)

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde/dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• Şartları oluşmuşsa silinmesini/yok edilmesini isteme,
• Düzeltme/silme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik analiz sonucu aleyhinize çıkan bir sonuca itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zararınızın giderilmesini talep etme.

10. Başvuru Yöntemi

Taleplerinizi “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ”e uygun olarak kimliğinizi ve talebinizi açıklayan bir başvuruyla iletisim@operasyonai.com adresine iletebilirsiniz. Daha önce sistemde doğrulanmış e-posta hesabı, müşteri tenant yöneticisi kanalı veya imzalı sözleşme/faturada bildirilen güncel KEP ve posta adresi kullanılabilir. Tenant içindeki personel ve operasyon verileri için esas veri sorumlusu müşteri firma olduğundan başvuru ilgili firmaya yönlendirilebilir. Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarifesi uygulanabilir.